Ein PR-Tag-Rückblick voller Wehmut von Birgit
M. Hankiewicz
Wenn es nicht hart ist, ist es nicht das Projekt. Frei nach diesem Motto
entwerfe ich Produktionspläne, Termin- und Aufgabenlisten, eine gesamte
Projektmanagementübersicht, in die die einzelnen Unterprojekte des
PR-Tages so richtig schön eingeflochten sind. Logisch, die Einladung
muss so schnell wie möglich gedruckt und verschickt sein. Aber der
Programmfolder hat ja noch soooo viel Zeit – bis zum Tag X stehen
noch vier volle Wochen zur Verfügung. Das ist für den PR-Profi
mindestens so eine Zeitspanne wie für den Astronauten ein Lichtjahr.
So, das sieht ja dann auch alles so super toll aus auf dem Projekt-Timetable.
Ich schenke meinem Bildschirm eines meiner bezauberndsten Lächeln,
denn er zeigt mir den perfekten Zeitplan inklusive Puffern für diejenigen
Beteiligten, die am Tag der Tage anrufen und völlig aus dem Häuschen
sind, dass schon wieder der 12. ist. Bin ja nicht blöd und schau
noch mal nach Feiertagen und Urlaubszeiten, Ferien sind ebenfalls inbegriffen,
gehe noch mal in Gedanken den Gesundheitszustand und die Stressresistenz
aller Beteiligten durch und errechne die jeweiligen Risikoquoten für
Krankmeldungen. Schön, endlich wird sich mein sehnlicher Wunsch erfüllen,
den ich seit Einstieg in meinen Beruf immer wieder heimlich hege: ein
termingerecht abgewickeltes Eventprojekt – ohne Stress, ohne Alarmmeldung
... ohne nächtliche Internetrecherchen nach Ersatzlieferanten von
VIP-Bändchen oder DJs. Soviel zur Theorie!
Träume sind Schäume
Mein schöner Traum währte nicht lang, wie Sie sich denken
können. Als ich zwei Tage vor gesetztem Ablieferungstermin die
redaktionellen Einzelbeiträge zum Programmfolder zähle, stelle
ich fest, dass zwei Referenten überpünktlich geliefert haben,
das entspricht immerhin einer Rücklaufquote von 10 Prozent (die
beiden stehen ab sofort auf meiner Shortlist für den PR-Award),
das ist mehr als manch eine Directmail-Aktion bringt. Noch bin ich stolz,
auch auf meinen Projektplan. Ich war ja schlau – schließlich
steht heute auf meiner To-Do-Liste „Referenten und Moderatoren
an Liefertermin erinnern“. Voller Elan setze ich mich ans Telefon,
erreiche auch tatsächlich die meisten Ansprechpartner persönlich
und glaube an das Gute im Menschen. Am Tag der Deadline kommt dann leichtes
Herzklopfen auf. Zwei weitere von insgesamt 20 Beiträgen fliegen
per E-Mail ein und weitere E-Mails mit der Bitte um Verständnis,
dass der Beitrag erst zum Ende der Woche folgt. Gut, sage ich mir, habe
ja, listig wie ich bin, einen Zeitpuffer eingebaut und hoffe weiter
auf Kooperation, Termintreue und auf das Verständnis für meine
besondere Situation. Okay, zwischendurch gibt’s ja auch an den
anderen Stellen noch einiges zu tun: Locationcheck und Aufbau-/Abbautiming,
Anruf beim Caterer, damit der auch noch mal ein besseres Gefühl
für die Zielgruppe bekommt, Diskussion über die Schreibweise
der Namensschilder für Referenten und Moderatoren (volle Namen
oder abgekürzte Vornamen oder Verzicht auf Vornamen oder doch den
vollen Titel oder was...). Ich sage mir: „Birgit, alles im Lot;
du kennst das Spiel doch und am Ende wird alles pünktlich und ordnungsgemäß
fertig sein.“ Nun, ich freue mich und bin ganz zuversichtlich.
Zwar springt ein Keynote-Speaker ab und an anderer Stelle wird der Referent
ausgetauscht, aber auch das juckt noch nicht wirklich. Sagt ja auch
der Rest des Teams. Ist ja auch nicht so schlimm, dass so ein Wechsel
eine Lawine neuer Absprachen und Anrufe nach sich zieht. Referent X
aus dem Hotel ausbuchen, Referent Y anrufen und nach den Reisezeiten
fragen, ins Hotel einbuchen, blöden Kommentar der Reservierungsschnecke
ignorieren („Na watt denn nun: rinn in de Kartoffeln oder raus
aus de Kartoffeln?“) und an den Dienstleistungsgedanken appellieren,
parallel Druck der Namensschilder stoppen und neuen Namen weitergeben
und so weiter und so fort. Nun, mein ausgeklügeltes Achtung-da-läuft-was-ganz-eng-auf-Endtermin-für-Manuskript-Abgabetermin-zu-Alarmsystem
erinnert mich, dass nun langsam mal Schicht ist und die Grafikerin wahrscheinlich
mit sofortiger Arbeitsniederlegung droht, wenn jetzt nicht bald mal
was rüberkommt. Ich bleibe cool, bin ganz geschmeidig und erinnere
brav weiter an den Redaktionsschlusstermin. Habe auch schon eine ganz
kreative Übersicht geschickt versteckter Drohungen erstellt, die
ich in Form von Argumenten für die Lieferung der Manuskripte zum
Besten gebe und stelle fest: es wirkt! Umso näher der Drucktermin
rückt, desto häufiger bimmelt bei Start meines PCs das Alarmsystem.
Um Schäden an Monitor und Tastatur zu vermeiden, schalte ich die
Alarmglocke aus. Schließlich habe ich ja meinen Projektplan sichtbar
auf dem Tisch liegen – kann ja nix vergessen werden. Dieser Errungenschaft
der Informationstechnologie entledigt, mache ich munter weiter.
Nur noch 48 Stunden
Zwischen Bügelwäsche und Familienfeier kommt dann an einem
Samstag Mittag das erste Layout. Ich nehme mir Zeit zum Lesen, Prüfen,
Redigieren und stelle kaum Fehler fest. Unwohlsein beschleicht mich,
ich lese noch mal. Nach dem dritten Durchgang und kurz vor Partybeginn
faxe ich alle 12 Seiten besten Gewissens an die Grafikerin. Dafür
träume ich nachts von einem bösen Fehler, den ich selbstverständlich
erst später, im gedruckten Werk entdecke. Okay, beim Aufwachen
beruhige ich mich - habe ja noch Gelegenheit, die Druckfahne zu checken.
Mir fällt nichts auf, das Go zum Druckstart erfolgt zwar zeitverzögert,
aber immerhin nur um 48 Stunden. Als die Papierbogen munter die Offsettrommeln
passieren erreicht mich eine E-Mail: „Leider müssen wir Ihnen
mitteilen, dass der Ersatz für Referent X, Herr Y, nun leider auch
nicht kann. Dafür kommt aber Herr Z und der macht das genau so
wunderbar.“ Tja, das ist nun drucktechnisch nicht mehr zu stoppen
und einfach hohe Gewalt. Ich schicke sofort die entsprechenden Briefings
und den Fragebogen (wann wollen Sie anreisen, wann reisen Sie ab, welche
Technik brauchen Sie...) per E-Mail und werde prompt der Überbürokratisierung
beschuldigt, lasse Hasstiraden meiner Kollegin über mich ergehen,
die das komplette Hotelbooking macht und irgendwie auch keine Motivation
hat, mit der Reservierungsdame über Verwirrungen bei der Buchung
(„Haben Sie Ihre Kunden nicht im Griff?“), Flexibilität
(„ich weiß nicht, ob ich da jetzt noch was für Sie
machen kann.“) und Demutshaltungen („Das kann für Sie
teuer werden, muss erst noch mal mit dem Manager sprechen.“) zu
diskutieren. Nun, am Ende wird alles gut. Zumindest therapiere ich mich
zwischenzeitlich selbst mit diesen tröstenden Worten und zähle
die Stunden bis zum Aufbau, begleitet von Stoßgebeten, dass nichts
mehr dazwischen kommt.
Der Eventschreck schlägt zurück
Ein Blick auf meinen Projektplan erschließt mir, dass alles Okay
ist. Was? Okay? Alles im Termin? Nein, das kann nicht sein, das ist
zu perfekt! Adrenalinbefüllt rufe ich in Bonn an, frage ab, ob
dies und jenes bedacht ist, alles eingepackt wurde und auch die Fahne
aus dem Keller geholt wurde. Ach, Du Schreck! Wie groß ist die
noch? Passt die überhaupt an den Eingang? Aha, da war es doch wieder,
das miese Eventschreckgespenst, das ich noch Minuten zuvor vermisst
hatte. Gut, auch diese Stromschnelle ist umfahren – alles wieder
im Lot. Nun sind es noch 72 Stunden bis zum Tag der Tage. Helferinnen
und Helfer werden gebrieft, viele Fragen nach dem „Warum“
abgewehrt und geklärt, die letzten Worstcase-Szenarien sind durchgespielt
und ein professionelles Backup für den Fall der Fälle ist
aufgestellt. Alles tutti-frutti. Dann kann es ja losgehen.
Alles wird gut – und PR darf wieder Spaß machen
Und es geht los: der Aufbau ist zwar etwas ins Hintertreffen geraten,
weil einige Lieferanten trotz ausgeklügelter Anfahrtskizze die
Zufahrt nicht finden und zu spät kommen, aber trotzdem wird alles
gut. Das gesamte Team steht am Tag der Tage pünktlich und gebrieft
auf der Matte. Es bestätigt sich, dass es gut ist, noch ein paar
Euro in einen PC-Administrator zu investieren, der bei Hard- und Softwareproblemen
hilft und es beweist sich darüber hinaus, dass sich eine gute Projektplanung
nur dann bewährt, wenn die Menschen dahinter flexibel und bedacht
mit ihr umgehen und Freiräume für die Unwegsamkeiten zulassen.
Nur dann kann der Spirit einer guten Veranstaltung auf die Beteiligten
überspringen und sich dort in Form eines breiten Lächelns
zeigen. Das hat es bei uns getan, den Menschen im Hintergrund, die sich
als wirklich starkes Team behauptet haben.
Eines aber muss ich zuletzt noch zugeben: diesen Text habe ich erstens
auf den letzten Drücker geschrieben und zweitens 9 Stunden nach
Redaktionsschluss bei Gerhard Mahnken abgegeben und drittens ist er
8.807 Zeichen inkl. Leerzeichen lang– ätsch, irgendwem musste
ich ja auch mal eins auswischen dürfen.
